Welche Dokumente brauchst du auf einer Weltreise? Wie gehst du am besten mit diesen Dokumenten um und was ist eigentlich mit deiner Post auf einer Weltreise? In diesem Beitrag werden wir dir all diese Fragen beantworten und dir wichtige Tipps und Tricks verraten.
Zuvor solltest du dir allerdings überlegen, ob eine Weltreise überhaupt das richtige für dich ist, deine Eckdaten festlegen und dir Gedanken machen, wie du die Reise finanzieren möchtest.
Umgang mit den Dokumenten
Fangen wir vorne an. Jeder von uns hat wahrscheinlich ein Regal voll mit Ordnern, in denen alle wichtigen Unterlagen abgeheftet sind. Diese Ordner sind nach Themen sortiert mit Trennblättern unterteilt und alles ist ordentlich beschriftet und tagesaktuell abgeheftet.
Ja? Dann Daumen hoch für deine akkurate Organisation, du kannst dir jetzt ein paar Arbeitsgänge sparen. Nein? Dann geht es dir wie uns. Es gab Ordner, aber die waren ziemlich willkürlich und unübersichtlich sortiert. Das wollen wir nun ändern, damit du alle wichtigen Unterlagen, sowohl zu Hause als auch unterwegs, immer gut findest.
Dokumente sortieren
Dazu musst du die Ablage deiner wichtigen Dokumente einmal richtig sortieren. Du solltest alle deine Unterlagen zusammensuchen und durchgehen. Mache dazu verschiedene Stapel:
1. Verträge, die gekündigt werden müssen
Hast du laufende Verträge oder Versicherungen, welche du auf Weltreise nicht benötigst? Beispielsweise einen Wohnungsmietvertrag, eine Hausratversicherung oder die Mitgliedschaft im Fitnessstudio? Leg all diese Unterlagen bei Seite und notiere dir die entsprechenden Kündigungsfristen und -termine. Schreibe am besten sofort Kündigungen und schicke sie frühzeitig ab, so verpasst du die Fristen auf keinen Fall. Du kannst die Kündigungen aber auch fertig schreiben und später erst losschicken oder sogar später erst schreiben und direkt abschicken, wenn die Frist fällig ist. Hefte den Vertrag, wenn alles erledigt ist, zusammen mit deiner Kündigung und der Kündigungsbestätigung ordentlich ab und bewahre sie zur Sicherheit noch auf.
Falls du entschieden hast, dich für deine Reise aus Deutschland abzumelden, beachte, dass du dadurch bei einigen Versicherungen und Verträgen Sonderkündigungsrecht hast und du die Abmeldebestätigung benötigst, um zu kündigen.
2. Verträge, die während der Reise weiterlaufen
Bei einigen Verträgen und Versicherungen ist es sinnvoll, diese während der Weltreise weiterlaufen zu lassen. Dies sind beispielsweise Haftpflichtversicherung und private Rentenversicherung. Digitalisiere diese Unterlagen und hefte sie ordentlich wieder ab.
3. Wichtige Dokumente und Unterlagen
Lege alle wichtigen Dokumente bei Seite. Welche das sind und wofür du sie brauchst erklären wir dir etwas weiter unten. Überprüfe diese Dokumente auf ihre Gültigkeit und ihr Ablaufdatum. Laufen diese kurz vor oder während deiner geplanten Reise ab, beantrage frühzeitig neue. Digitalisiere diese Dokumente ggf. und leg sie ordentlich ab.
4. Alles Andere
Alles, was nicht in die oberen drei Kategorien passt, kannst du wahrscheinlich wegschmeißen. Dinge, die du versehentlich abgeheftet oder mal für wichtig gehalten hast, die aber eigentlich völlig unnötig sind. Beachte hierbei ggf. Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.
Dokumente kopieren und scannen
In den meisten Fällen ist es völlig ausreichend die Dokumente einzuscannen und digital dabei zu haben. Die meisten Handys besitzen heutzutage bereits eine integrierte Scanfunktion und ansonsten gibt es verschiedene Apps (zum Beispiel CamScanner) dafür. Die Ränder werden beim Scannen durch die Apps automatisch erkannt und zugeschnitten. Auch mehrseitige Dokumente und PDF-Dateien lassen sich erstellen.
Bei einigen wenigen Dokumenten ist es sinnvoll diese zusätzlich zu kopieren und als Kopie bei sich zu tragen (evtl. sogar das Original sicher in der Unterkunft verwahren).
Dokumente speichern
Du solltest versuchen die Dokumente lokal auf jedem digitalen Gerät zu speichern, welches du mitnimmst (Handy, Laptop, Festplatte, …), für den Fall, dass eins kaputtgehen oder geklaut werden sollte. Zusätzlich auch noch Sicherheitskopien in der Cloud wie beispielsweise Dropbox, Google Drive oder iCloud abspeichern. Die lokalen Versionen, falls mal kein Internet verfügbar ist, und in der Cloud, um es gegebenenfalls neu herunterladen zu können.
Da du nicht nur die Einkaufsliste von morgen digital abspeicherst, sondern zum Teil heikle und wichtige Dokumente, solltest du deine Daten verschlüsselt speichern. Das Ganze ist technisch kein großer Aufwand und ist auch nicht wirklich kompliziert. Dennoch erstellen wir euch einen extra Beitrag, indem wir ein wenig mehr dazu erklären und eine Anleitung dafür geben.
Dokumente für die Familie
Die wichtigsten Daten und Kontaktdaten schreibst du alle in ein Dokument und übergibst dieses deiner Familie. Falls unterwegs mal irgendwas ist und du nicht an die Daten kommst oder in Deutschland etwas geklärt werden muss, dann kannst du deine Familie kontaktieren. Mit dieser Liste, wissen sie, wo alles ist und finden die Sachen schneller.
Was auf dieser Liste stehen sollte:
- Kontaktdaten der Familienmitglieder beider Seiten (Handynummern, Adressen, Mailadressen)
- Deine Kontaktinformationen für unterwegs, z.B. deine E-Mail-Adresse
- Ungefähre Route und Übersicht der gebuchten Flüge
- Versicherungsübersicht: Vertragsart, Gesellschaft und Kontaktinformation, Nummer und Tarif, kurze Beschreibung, Kopie des Versicherungsscheins und der Versicherungsbedingungen
- Auflistung der bestehenden Konten und dazugehörigen Karten
- Liste regelmäßiger Zahlungsein- und -ausgänge, laufende Verträge, etc.
- Alle wichtigen Notfallnummern, z.B. für Sperrung von Kreditkarten, 24h-Notrufe von Versicherungen
- Kontaktdaten von Ärzten und Medikamente, etc.
- Vollmachten und Patientenverfügung
- Ggf. Informationen zum Untermietverhältnis
- Ggf. Informationen zum Lagerort von Möbeln, etc.
- Evtl. letzter Arbeitgeber und letzter Vermieter
- Beschreibung, wo welche Unterlagen zu finden sind (Ordner, etc.)
- Festplatte mit allen wichtigen Unterlagen und Infos
Wichtige Dokumente
Kommen wir nun dazu, was eigentlich wichtige Dokumente für eine Weltreise sind und wofür du sie brauchst. Achte darauf, dass du diese Dokumente auf jeden Fall bei dir hast und sie aktuell und gültig sind! Sonst kannst du unterwegs wirklich Probleme bekommen.
Reisepass
Das wohl wichtigste Dokument auf einer Weltreise. Ohne deinen Reisepass geht gar nichts. Es ist also besonders wichtig vorab zu prüfen, ob dein Reisepass noch für die gesamte Dauer deiner Reise gültig ist. Falls nicht musst du rechtzeitig vor deiner Reise einen neuen beantragen (auch wenn er vielleicht noch ein paar Monate hält), denn unterwegs ist das Ganze nicht so einfach. Beachte auch, dass es bei manchen Visa nötig sein kann, dass der Pass bei Beantragung noch mindestens 6 Monate gültig sein muss und du die Passnummer angeben musst. Es wäre also schlecht, wenn sich zwischen Beantragung und Antritt des Visums die Passnummer ändert, da dabei sämtliche Visa auf den alten Pass ungültig werden.
Solltest du deinen Reisepass unterwegs doch mal verlieren, wartet ein ziemlich langwieriges und bürokratisches Verfahren auf dich. Daher ist dies eins der Dokumente, die du auf jeden Fall digital und auf Papier kopieren solltest. Diese Kopie vereinfacht und beschleunigt die Neubeantragung deutlich.
Unter Umständen kann es sogar sinnvoll sein einen Zweitreisepass zu beantragen.
Personalausweis
Der Personalausweis ist das Dokument, was deine Staatsangehörigkeit belegt, wenn du ins Ausland reist. Mit dem Personalausweis kannst du europaweit auch ohne Reisepass reisen. Er ist hier als einziges Reisedokument ausreichend. In allen anderen Ländern kommst du damit aber nicht wirklich weit. Hier benötigst du einen Reisepass. Außerdem hilft dir dein Personalausweis, wenn du den Reisepass verlierst und einen neuen beantragen musst, da du damit immer noch deine Identität nachweisen kannst.
(Internationaler) Führerschein
Mit dem normalen nationalen Führerschein ist es ähnlich, wie mit dem Personalausweis. Europaweit ist der deutsche Führerschein ausreichend, um dir ein Fahrzeug auszuleihen oder durch eine Polizeikontrolle zu kommen. Außerhalb Europas benötigst du jedoch einen internationalen Führerschein. Dieser ist auch nur in Kombination mit deinem deutschen Führerschein gültig! Habe also auf jeden Fall immer beides dabei. Auch dieses Dokument solltest du digital und auf Papier kopieren.
Internationaler Impfpass
Auch dieses Dokument ist besonders wichtig. In einigen Ländern gibt es Einreisebestimmungen, nach denen du nur mit bestimmten Impfungen hereingelassen wirst. Diese kannst du nur anhand deines Impfpasses nachweisen. Dein Impfpass sollte also immer dabei sein und es lohnt sich, davon eine digitale Sicherungskopie anzulegen.
Vollmachten und Patientenverfügung
Zwei Dinge, die vielleicht nicht zwingend notwendig sind, über die du aber definitiv mal nachgedacht haben solltest. Im Fall der Fälle können Vollmachten und Patientenverfügung einiges erleichtern. Eine Vollmacht gewährleistet, dass die eingetragene Person in finanziellen und vertraglichen Angelegenheiten für dich handeln kann. Wir empfehlen eine Generalvollmacht, da diese sehr allgemein gefasst ist und du vorher nie wissen kannst, welcher Fall unterwegs genau eintritt. Aber das musst du für dich selbst entscheiden und dich von einer anerkannten Stelle beraten lassen.
Ein „Spezialfall“ sind Banken, diese haben es gerne, wenn Vollmachten auf ihren eigenen Formblättern erteilt werden. Theoretisch müssen sie sich auch an die Generalvollmacht halten, aber im Zweifelsfall ersparst du dir eine Diskussion, wenn du für deine Bank nochmal extra Vollmachten erstellst.
In einer Patientenverfügung legst du fest, welche bestimmten medizinischen Maßnahmen durchzuführen oder zu unterlassen sind, falls du nicht mehr selbst entscheiden kannst. Es ist empfehlenswert beide Dokumente notariell beglaubigen zu lassen. Sobald du eine Vollmacht erteilt hast, kann es auch hilfreich sein, dies allen Stellen (Ärzte, Versicherungen, etc.) mitzuteilen, sodass sie Bescheid wissen.
Die Vollmacht und vor allem die Patientenverfügung ist übrigens auch sehr nützlich nach deiner Weltreise, denn auch im normalen Alltag kann sie notwendig werden.
Vertragsunterlagen für laufende Verträge
Es ist sinnvoll die Versicherungsscheine, Kontaktdaten und wichtige Verträge digital dabei zu haben. Die Unterlagen zur Krankenversicherung, wie Versicherungsschein, solltest du auch immer ausgedruckt mitführen, damit im Ernstfall die Daten verfügbar sind. Auch deine Bankdaten solltest du digitalisieren. Eine Kopie oder ein Scan deiner EC-Karte sind sinnvoll und auch eine TAN-Liste zusätzlich zum Online-Banking. Aber deine Kreditkarte solltest du niemals kopieren, denn das genügt schon, um sie zu missbrauchen. Hab stattdessen immer die Sperr-Rufnummer dabei.
Passbilder
Du brauchst sie sowohl in digitaler als auch in analoger Form, um Visa oder andere Dokumente von unterwegs zu beantragen. Wir halten es für unwahrscheinlich analoge Passbilder zu benötigen, aber lieber haben als brauchen!
Dokumente per Post bekommen
Selbst im digitalen Zeitalter kann man nicht auf sie verzichten: die Post. Behörden, Ämter und Versicherungen schreiben einem gerne ab und zu Briefe. Aber wie soll man diese auf Reisen erhalten und dann auch noch antworten? Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Nachsendeauftrag und Scan-Dienstleister.
Nachsendeauftrag
Die Post scannt in ihren Verteilzentren die Adressen jeden Briefs und jeder Postkarte. Hast du nun einen Nachsendeauftrag mit deiner alten und deiner neuen Adresse bei der Post hinterlegt, fischt die Post deine Briefe heraus, schreibt deine neue Adresse darauf und schickt ihn weiter. Aber da haben wir auch schon das erste Problem: auf einer Weltreise hast du nicht zwangsweise eine neue Adresse. Daher ist es sinnvoll die Adresse von Eltern, Freunden oder Scan-Dienstleistern anzugeben. Da ein Nachsendeauftrag zeitlich begrenzt ist, musst du trotzdem bei jedem, der deine Adresse braucht, die neue hinterlegen. Der Nachsendeauftrag ist damit nur ein Notfall, falls du jemanden vergessen haben solltest.
Scan – Dienstleister
Deine Post ist nun bei irgendjemandem angekommen. Aber wie kommt er nun zu dir irgendwo auf der Welt? Ganz einfach: einscannen und auf digitalem Weg. Dafür kannst du deine Familie, Freunde oder Bekannte anheuern. Wichtig ist nur, dass du den Personen vertrauen kannst und diese dir zuverlässig die Post zukommen lassen. Hast du niemandem, dem du das zutraust oder zumuten willst, kannst du auch einen externen Dienstleister nutzen. Dafür gibt es verschiedene Anbieter wie bspw. DropScan. Wie letztendlich die digitale Post zu dir kommt, also per Mail oder Cloud, musst du mit deinem Partner abklären. Bedenke, dass du Briefe meist zeitnah beantworten musst, also sollte dir auch jemand Bescheid geben, falls Post für dich gekommen ist.
